BYOD: Entenda o que é e como a comunicação empresarial mudou com esse conceito

BYOD – Bring Your Own Device, saiba como lidar com privacidade, segurança, entre outros

Esse termo em tradução livre significa “Traga seu próprio dispositivo”, na prática a empresa permite que você utilize seus próprios dispositivos para acessar informações corporativas, exemplos mais clássicos são os smartphones e os notebooks, em outros casos podemos pensar no seu computador …

Mas como lidar com tudo isso quando temos nossos próprios equipamentos pessoais à disposição dos nossos compromissos profissionais? Com a pandemia todos nós estamos trabalhando de casa e muitos sentem necessidade de se comunicarem e obterem informações claras sobre as atividades e estratégias da empresa a que pertencem. Funcionários chegam a desperdiçar sua produtividade em mais de 3 horas por dia conversando a respeito de colegas de trabalho, remuneração, benefícios e objetivos corporativos não compreendidos, então se você não tiver um bom plano de comunicação empresarial a produtividade dos seus colaboradores poderá ser severamente afetada.

Um plano eficiente e objetivo de comunicação empresarial proporciona elementos de marketing, tecnologia, desenvolvimento pessoal e outras competências, se você é líder em sua organização procure investir seu tempo em elaborar esse planejamento e a difundir em sua empresa, e se você é liderado, procure se envolver nessa questão e busque informações do corpo diretivo de onde você trabalha.

É fato que nunca mais seremos os mesmos, as mudanças no ambiente corporativo mostram a necessidade de revisão dos métodos de comunicação empresarial e como as empresas vão manter suas operações através dos equipamentos de seus funcionários, uma vez que o isolamento social nos fez trabalharmos cada um de sua casa, reforçando que hoje em dia utilizamos mais de um dispositivo para nos comunicarmos durante o expediente, ou seja, suas estratégias precisam considerar fatores como localização, tecnologia e informações a serem enviadas para não criar falsas interpretações ou expor dados sigilosos.

Quais são os principais desafios da comunicação empresarial na era em que as empresas adotaram o Bring Your Own Device (BYOD), ou “traga o seu próprio dispositivo”? Como superá-los?

Adaptação ao comportamento dos colaboradores

Atualmente, existem mais de um dispositivo móvel (tablet, smartphones e notebooks) por habitante brasileiro e 67% dos funcionários já utilizam seus aparelhos pessoais no ambiente de trabalho, essa mudança no formato de trabalho e no comportamento do trabalhador traz desafios para a gestão da segurança da informação e do pessoal de TI, por outro lado abre diversas oportunidades e transforma a comunicação empresarial em algo mais acessível, diminuindo possíveis ruídos entre fatos relevantes para a organização e a percepção dos seus colaboradores sobre eles, sem falar que os custos da empresa com compras de gadgets e suas manutenções passam para o lado do funcionário.

Se antes a empresa precisava elaborar materiais impressos como banners, murais, panfletos e até jornais para gerar comunicação visual sobre quaisquer temas, agora é possível enviar um e-Mail Marketing interno, um SMS corporativo, ou mesmo o uso de comunicadores corporativos como Skype, Hangout com links reunindo todas as informações, muito útil e mais assertivo em todos os aspectos, inclusive gerando redução significativa de consumo de materiais e ecologicamente correto, certamente as novas formas de incentivar a comunicação empresarial reforçam a função estratégica dessa prática em trocar mensagens e informações entre as pessoas com o objetivo de mantê-las unidas, alinhadas e focadas sob uma mesma meta corporativa.

Use e abuse do das estratégias omnichannel

Definição do omnichannel: Canais reunidos em uma interação única do ponte de vista de quem é impactado, de forma a trazer uma comunicação clara, centralizada, proporcionando ao usuário final a percepção de que o canal sempre o leva a obter a melhor experiência possível, no caso do varejo o consumidor transita entre a loja física e os canais digitais da marca para consultar informações e tomar uma decisão mais rapidamente, e na comunicação empresarial deve assumir essa tarefa para criar sinergia entre as tarefas e objetivos da equipe, com isso a a estratégia omnichannel é definida para apoiar as atividades diárias dos colaboradores.

O desafio é construir meios que permitam a interação entre diretores, gestores e colaboradores, mais do que disponibilizar informações ou estabelecer canais unilaterais de comunicação, esses canais tem função de agilizar os processos decisórios, auxiliar na execução de atividades, incentivar boas iniciativas e fomentar o engajamento na empresa.

Organizações que conseguem estabelecer uma boa estratégia de comunicação empresarial veem suas receitas aumentarem, por isso superar esse desafio é extremamente recompensador.

Proteção dos dados corporativos

Uma observação, ao adotar o BYOD e incentivar as estratégias omnichannel as empresas passam a ter o desafio da comunicação empresarial com a contínua proteção dos dados corporativos, como informações sobre clientes, fornecedores e colaboradores, é fundamental estabelecer uma política clara sobre o tipo de conteúdo que pode ser enviado para canais não corporativos e quais não devem ser redirecionados a pessoas que não fazem parte da organização, medida simples que protege dados críticos e evita problemas com terceiros, por exemplo.

Cuidar dos acessos à informação

Mais do que controlar as informações, precisamos cuidar da difusão das informações, no entanto o acesso direto aos sistemas e dados estratégicos da empresa precisam ser melhorados continuamente, além também de serem monitorados, ao aceitar que os dispositivos próprios dos usuários acessem informações financeiras, cadastros de clientes, dados sobre compras e vendas, entre outros, sua organização poderá expor conteúdos sigilosos aos concorrentes e ao público em geral.

Uma foma de dirimir esse risco é criar perfis de acesso às informações com base nos diferentes cargos ou atividades exercidas pelos funcionários, a equipe de TI consegue controlar quais dispositivos de um colaborador podem consultar ou manipular determinados dados.

Aqui vale um alerta, esse controle pode até parecer excessivo, mas 77% dos profissionais dizem não estarem cientes sobre os potenciais riscos que a utilização indiscriminada de seus próprios dispositivos no ambiente de trabalho é capaz de ocasionar e 57% das organizações consideram que os dispositivos dos funcionários são a parte mais vulnerável da sua estrutura de TI.

O fato é que com as informações acima, a comunicação empresarial deve estar alinhada à governança de TI para facilitar o fluxo e a troca de informações, sem comprometer os dados ou a segurança virtual da empresa.

Aumento de produtividade

Um dos objetivos do BYOD é aumentar a produtividade das pessoas, sem romper com sua privacidade, nem criar pontos de dispersão, esse é um dos desafios da estratégia de comunicação empresarial, pois o funcionário poderá acessar seu ambiente de trabalho onde quer que esteja.

Podemos então entender que um colaborador poderá trabalhar fora do seu horário de expediente, enquanto realiza outras atividades com sua família, por se sentir pressionado após receber um comunicado da empresa. Ou, ainda, que se distrairia durante a jornada de trabalho e realizaria outras tarefas pessoais, diminuindo sua atenção e performance.

Para muitos funcionários usar um dispositivo pessoal para executar as tarefas particulares e profissionais ajuda a equilibrar o trabalho com as rotinas familiares, 49% afirmam que a utilização de dispositivos próprios os tornam mais produtivos, pois já estão familiarizados com a interface, os aplicativos e as configurações do aparelho.

Utilizando os formatos BYOD e as estratégias omnichannel crie oportunidades e comunicações para seus clientes B2B, em qualquer ambiente, quando esses desafios são enfrentados e as alternativas são encontradas, os benefícios gerados para os clientes e para os funcionários da empresa esses conseguem superar as tarefas e os esforços se aprimoram a medida que a interação e o engajamento da equipe estão mais coesos, invista em tecnologias, conte com o apoio de boas consultorias e não adie as tarefas relacionadas a esse tema, a GoTo Marketing está aqui para te apoiar nisso.